Fahrzeugbeschaffungen

Die Herausforderung

Vergaberecht (VgV/UVgO) wird immer komplexer. Formfehler führen oft zu Rügen oder Förderverlusten. Ehrenamtliche Funktionsträger sind zeitlich oft überlastet.

Unsere Lösung

Wir übernehmen die komplette Abwicklung als externer Dienstleister. Neutral, rechtssicher und technisch versiert. Wir halten Ihnen den Rücken frei.

Der Weg zum neuen Fahrzeug

Aktueller Status

Leistungsphase: Bedarfsermittlung, Markterkundung, Projektplanung

Damit Ihr Projekt erfolgreich startet, übernehmen wir die komplette Vorbereitung:

Bedarfsanalyse: Abstimmung Ihres Fahrzeugbedarfs inklusive Projektgespräch vor Ort.
Planungssicherheit: Erstellung einer fundierten Kosten- und Zeitplanung.
Vergabevorbereitung: Dokumentation und Festlegung der Verfahrensart sowie der Anzahl der Lose.

Dauer: ca. 3-4 Wochen

Leistungsphase: Ausschreibung

Wir kümmern uns um die rechtssichere und transparente Durchführung Ihres Vergabeverfahrens:

Erstellung der Unterlagen: Erarbeitung und Abstimmung der detaillierten Leistungsbeschreibung sowie Zusammenstellung der vollständigen Ausschreibungsunterlagen.
Europaweite Veröffentlichung: Bekanntmachung in allen relevanten Portalen (HAD, TED, DTVP, bund.de) und Durchführung der eVergabe mittels Vergabemanagementsystem.
Verfahrensmanagement: Prozessbegleitung nach VgV und GWB – von der Beantwortung eingehender Bieterfragen bis zur formellen Angebotsöffnung per Videokonferenz.

Dauer: ca. 4 Wochen

Leistungsphase: Vergabe & Abschluss

Wir begleiten Sie sicher von der Angebotswertung bis zur finalen Dokumentation:

Prüfung & Wertung: Detaillierte Prüfung der eingegangenen Angebote, Erstellung eines transparenten Angebotsvergleichs und einer fundierten Vergabeempfehlung.
Zuschlagserteilung: Vorbereitung der Auftragsschreiben, Versand der Absagen an unterlegene Bieter sowie Veröffentlichung der vergebenen Aufträge.
Dokumentation: Abschluss des Verfahrens durch Übergabe einer vollständigen elektronischen Vergabeakte.

Dauer: ca. 6 Wochen

Leistungsphase: Baubegleitung & Abnahme

Wir überwachen die Herstellung Ihres Fahrzeugs und sorgen für die technische sowie kaufmännische Abwicklung bis zur Auslieferung:

Koordination & Überwachung: Abstimmung mit den Auftragnehmern, Prüfung der Konstruktionszeichnungen sowie kontinuierliche Termin- und Fristenkontrolle.
Qualitätssicherung vor Ort: Teilnahme an Konstruktions- und Rohbaubesprechungen, Überwachung der Mängelbeseitigung sowie Durchführung der Endabnahme im Werk inklusive Organisation des Technischen Prüfdienstes.
Rechnungsprüfung & Abschluss: Prüfung aller Teil- und Schlussrechnungen, Organisation der Fahrzeugübergabe und Zusammenstellung der finalen Dokumentation.

Dauer: abhängig von der Lieferzeit des Fahrzeuges

Häufige Fragen zur Fahrzeugbeschaffung

Kann ich auch eine Sammelbeschaffung durchführen?

Ja, absolut! Wir haben umfangreiche Erfahrung mit interkommunalen Sammelbeschaffungen. Diese sind oft wirtschaftlicher und werden vom Land Hessen mit erhöhten Fördersätzen belohnt. Wir koordinieren die Abstimmung zwischen allen beteiligten Kommunen.

Wie lange dauert das Verfahren insgesamt?

Ein EU-weites Vergabeverfahren benötigt von der Veröffentlichung bis zur Zuschlagserteilung in der Regel ca. 3 bis 4 Monate. Die anschließende Lieferzeit des Fahrzeugs hängt stark vom Hersteller und Fahrgestellmarkt ab und kann aktuell zwischen 12 bis 48 Monaten liegen.

Kümmern Sie sich auch um Fördermittel?

Ja. Wir prüfen die Förderfähigkeit Ihres Vorhabens gemäß der aktuellen Richtlinien (z.B. Brandschutzförderrichtlinie Hessen) und unterstützen Sie bei der Antragstellung sowie bei der Einhaltung aller fristgebundenen Vorgaben.

Was kostet die Dienstleistung?

Wir arbeiten in der Regel mit transparenten Pauschalpreisen für das gesamte Verfahren. So haben Sie volle Kostensicherheit ohne versteckte Stundenabrechnungen. Kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot!